Матрица Эйзенхауэра, или расстановка приоритетов

В тайм-менеджменте часто говорится о том, что необходимо уметь расставлять приоритеты в делах. Сначала надо выполнять наиболее важные задачи, затем приступать к другим. Если приоритеты не расставлены, человеку свойственно сначала выполнять то, что проще сделать или интереснее. Но мы же помним, что наша цель – успеть выполнить великие дела, а не только простые! :-)
Расстановка приоритетов – это умение выбрать по определённым критериям первоочередные задачи. Расставлять приоритеты мы будем при помощи матрицы Эйзенхауэра.
В матрице встречаются такие понятия как «важность» и «срочность». Их не следует путать: не всё, что срочно, настолько важно, и не всё с пометкой «важно» требует немедленного реагирования. Срочно – требует незамедлительной реакции, выполнения действия. Важно – играет ключевую роль для успеха всего дела, достижения цели, но не всегда требует немедленного реагирования. Таким образом мы используем свои ресурсы времени в зависимости от критериев важности-срочности. Давайте уже составим нашу матрицу Эйзенхауэра (или как по-другому называют, квадранты Кови).

Все свои задачи разделяем на четыре категории:

СРОЧНОНЕ СРОЧНО
ВАЖНОАБ
НЕ ВАЖНОВГ

Задачи группы А – самые важные и срочные – это дела-пожары, авралы, критические ситуации, завалы, дела, невыполнение которых может привести к проблемам и затруднениям (экзамен через три дня – выучить 100 вопросов, сдать реферат завтра – а он ещё не готов, приготовить презентацию по исследованию послезавтра – но исследование ещё даже не начато). Тайм-менеджмент говорит о том, что в идеале этот квадрант должен оставаться пустым (иногда, конечно, подобные дела могут появляться у любого человека). Если туда каждый день попадают какие-то задачи, это показывает нашу неорганизованность, недисциплинированность. Если мы правильно организуем наше время, то задачи просто-напросто не будут успевать доходить до этого квадранта, мы их уже все выполним.
Способ работы с этой категорией только один – брать и делать, тушить пожар!

Задачи группы Б – по важности равны первой категории, но не срочные, время ещё есть (написать диплом, пройти курс мехенди до конца декабря, купить подарки к Новому году в начале декабря, сделать исследование, которое нужно будет сдать в зачётную неделю). Выполнение данных задач является основой эффективного тайм-менеджмента, это опережающий стиль деятельности, это возможность освободить свою жизнь от авралов, а значит – уменьшить стресс. Люди, преимущественно занимающиеся квадрантом Б, имеют больше свободного времени. Задачи из этой категории можно выполнять более обдуманно, но помните – если не делать их вовремя, они могут с лёгкостью перейти в квадрант А – в зону аврала и кризиса.
Способ работы с квадрантом Б – мотивация, планирование, контроль.

Задачи группы В – требуют срочного выполнения, это различные просьбы, поручения, внезапные навязанные встречи, неожиданные домашние хлопоты – разошёлся шов на вашем платье, перегорела лампочка в ванной, завёлся вирус на компьютере, и другие дела подобного рода, которые не приближают нас к цели, не продвигают вперёд, а являются отвлекающими факторами, только тормозят нас. Очень важно не перепутать квадрант В с квадрантом А. Учитывайте не только срочность дел, но и важность. Квадрант В – это постоянное тушение мелких очагов возгорания.
Способ работы с квадрантом В – отсев навязанной срочности, определить степень важности дел, если риска нет, то говорим: «Нет».

Задачи группы Г – не важные и не срочные, но часто очень увлекательные занятия, простые в выполнении (болтовня с друзьями, бесполезное времяпрепровождение в VK, сериалы). Они не являются значимыми для достижения наших целей. Это поглотители времени, от которых надо избавляться. Безусловно, человеку нужно отдыхать, но поглотители времени не относятся к такому отдыху. Например, мы запланировали себе на день задачи из группы Б и отдых, а вместо этого полдня просидели в соцсетях. В итоге: и дел полезных не сделали, и нормально не отдохнули. Если вы всё-таки не можете избавиться от навязчивых задач группы Г, то откладывайте их хотя бы на момент, когда всё переделаете из квадрантов Б и В.

Итак, самый эффективный способ организовать своё время – это
• концентрация на задачах группы Б, главное, чтобы они не перешли в состояние аврала;
• уделять внимание задачам категории А;
• минимизировать задачи В;
• и не попадать в квадрант Г, где собрались все наши поглотители времени.
В итоге вы заметите, что у вас появилось свободное время, все дела выполнены, без всяких авралов и кризисов, все цели постепенно достигаются, и вы находитесь в бодром хорошем настроении.

Мария Зайцева (Лютаева) 

04.12.2016 

Загрузка...